grant文档保留快速指南

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项目记录文件守法性,支持审计并成为报告基础所有注资赠款记录需保留至少5年:

Funder/LegaI Documents

• 行政指南和规则
• 核准应用和预算
• 审计报告,如果适用
• 官方授标通知

预算记录-其中大部分电子存储PeopleSoft

• 所有合同和协议咨询
• 所有购买文档
• 费用比较/分析证据
• 所有补偿请求
• 发薪文档副本
• 下划文档
• 支出和收入跟踪文件
• 实物预算工作表(非PeopleSoft系统)
• 实物费用记录
• 月度指南报告
• P卡月度报表

人事记录

• 作业说明和工作人员复职
• 员工调度
• 工作人员和自愿登录表(时间跟踪表)
• 时间与努力文档

程序记录

• 与供资者所有通信
• 所有项目报表
• 记录问题和成功
• 工作人员和程序干事联系信息
• 数据用以证明实现目标的有效性
• 盘点记录使用政府资金购买设备
• 会议记录
• 新闻稿、通讯、手册、宣传带和视频
• 项目登录表
• 项目定时
• 调查和结果