记录保存最佳做法
记录保存最佳做法
完整、准确和无障碍记录是赠款管理的重要组成部分。数据库确保项目进度透明性,为审核报告提供信息赠款管理者可使用对项目及其工作人员最有效方法
保留什么
确定保存内容时,记住记录对什么重要
- 理解项目及其结果
- 管理规划未来项目
- 复制结果
- 证明遵守规则规章
- 评审或监控信息需要监督或从监督中受益
记录卷入
即使在项目完成后也需要提供文件审计,这是确定保留内容的良好起始点。
- Funder法律文档
- 预算记录
- 人事记录
- 程序记录
看吧grant文档保留快速指南完整详细表所需记录
包含与项目有关的其他内容,如规划协议描述、数据操作分析程序、个人和群体对结果解释,以及协作者间重要的通信和分组决策
如何保留它
最优记录保存系统经常并一致使用,而过复杂系统更有可能有不完全记录。以下建议着重说明如何保持记录存取性、完整性并保护不受损耗或损害
Go数字
- 电子存储记录
- 定期扫描并归档纸文档
- 验证扫描可辨识
- 编程备份存储在不同系统
- SPS网络Google驱动器或其他云基系统
- 清晰哪个活动文件,哪个备份
- 不覆盖或删除旧备份
- 确保正确者通过权利或分享访问
- 同友用户通信以保数据完整性
拥有标准文件结构
- 文件排列方式对项目有效
- 字母排序
- 时序学
- 使用内部文件排序
- 使用标准命名规范
- 文件结构映射
- 回答问题保留和归档
- 保证一致归档模式
- commod 员工轮值项目
去哪儿保留它
项目期间记录由赠款管理员维护关闭后记录可转归赠款管理协调员储存库保留记录时通知GMC存放地点,以便在需要时访问
由谁存取
确定谁应有权提交文件或修改归档文件以修改、清晰和更新确定谁应访问文档数字记录更容易控制
自检
赠款管理者应定期审核自己的记录,以捕获并解决任何漏洞,必要时对员工进行项目流程再培训
金融记录
- 记录应显示预算与实际支用或支用资金一致
- 程序管理员应能够跟踪每一赠款元和如何使用
- 信息很容易提取以备审核、报告或报到